Gmailの予約送信機能の拡張機能が終了しました。
その理由はGmailの標準機能として予約送信機能が追加されたからです。
さらに、Gmailには、予約送信機能の他にも便利な使い方はがあります。
そこで、今回はGmailの予約送信機能の拡張機能が終了した理由や、Gmailの他にも便利な使い方はに焦点を当てて調べて見ました。
Gmail標準機能に「予約送信機能」が追加
ついに、Googleから4月1日、予約送信機能を追加したと発表がありました。
この発表により、Gmailのみで予約送信をすることが可能となります。
これまではChromeの拡張機能を使うか、サードパーティーを使う必要がありました。
Gmailの基本機能としてあったわけではありません。
そのため、予約機能自体知らなかった方も多いのではないでしょうか。
そもそも予約送信機能とは何かを説明してさせていただきます。
予約送信機能の追加理由
「今すぐ送信はしたくないがとりあえずメールを作成しておきたい」
そう思ったことがありませんか？
今までは下書きしかできませんでした。
下書きを作っておき、自分の任意のタイミングで送信を押す。
メールを作成しているときはいいですが、忙しくなってしまうと人間忘れてしまうものです。
そんな時に役立つのが「予約送信機能」です。
メールを「とりあえず作成」しておき、下書きではなく、送信時に予約を入れておきます。
そうすることで、夜中に送りづらい仕事のメールを、朝に時間をずらして忘れることなく送信できます。
今までも拡張機能等で予約することができましたが、今後はGmailの標準機能として使用できます。
Gmailに詳しい方にはそれほどの機能ではないかもしれません。
しかし、これからの新社会人、はたまた忙しい方にはもってこいです。
特に新社会人の方は研修等多忙になるでしょう。
そんな中発表されたのが4月1日ということもあり、時間のある時に間違いなく送信できるこの機能は頼りになります。
忘れっぽい方も使ってみてはいかがでしょうか？
予約送信機能の拡張機能が終了
また、今回の発表の一方で4月2日にGoogleのメールアプリ「Inbox」が終了しました。
2014年から実験的メールアプリとしての登場でした。
機能の一部はGmailへ順次移行していくと報じられています。
そのため、今回の予約送信機能のように他機能も追加される事でしょう。
Gmailの便利機能紹介
ここまでは予約送信機能の紹介をしてきました。
Gmailには他にも便利な機能がたくさんあります。
ただただメールの送受信のみで使うのはもったいない。
また、新社会人の方は今までより多くのメールを使うことになるでしょう。
最近ではメール以外のメッセージアプリが発達しているため、メールを使うことが少なくなりました。
ビジネスメールを覚えることから始まることでしょう。
少しでも仕事が楽になるように機能を覚えてみてください。
便利なアーカイブ機能
特に残したいメールは「アーカイプ」しましょう。
まず、アーカイブとは何かから説明します。
アーカイブとは受信トレイからメールを無くすのです。
無くすといってもメールを削除するわけではありません。
メールを受信すると受信トレイに全てのメールが入ります。
上司からのメールや、大事なお客様からのメールもあります。
更には必要のない広告メールや宣伝メールもあります。
そんな時に、アーカイブです。
必要のないものをアーカイブするだけで、受信トレイがスッキリします。
もし、アーカイブしたメールが見たくなった場合は、サイドメニューの「すべてのメール」から確認することができます。
スマホから操作する場合は、アーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプするだけです。
そうすると、受信トレイからメールが見えなくなります。
重要でないメールはアーカイブして見えなくしましょう。
大切なメールにはスター機能
大切なメールにはスター機能を使いましょう。
アーカイブをすることで受信トレイはスッキリしました。
しかし、残したメールでも全て重要な訳ではありません。
これは大事と思うメールにはスターをつけてわかりやすくしましょう。
スターをつけることでメールの横にある星マークに色が付きます。
色がつくことで、大事なメールということが視覚的にわかります。
メールを探すことに時間をかけるのは無駄な時間です。
Gmailにある機能を使って時短していきましょう！
また、スターを付けることで、「スター付き」というトレイで確認できます。
受信トレイだけでなく、別トレイでも確認できるので便利ですね。
やり方はすごく簡単で、メールの横にある星マークを押すだけです。
押してみると、星マークが黄色に変わるでしょう。
色が変わっていたら、成功です。
もし、スターを外したい場合は、再度星マークを押すと灰色に変わります。
ラベルでメールを仕分けると便利
アーカイブ、スターによってかなり見やすくなりました。
最後に更に見やすくなるのがラベルです。
スターで大切なメールことはわかりますが、どの場面で必要かはわかりません。
ラべルを付けることで、上司なのか、お客様なのか、それともプライベートなのかすぐにわかります。
ラベルの作り方についてです。
iPhoneからなら、サイドメニューにある「ラベル」の「+新規作成」から作成できます。
パソコンの場合もサイドメニューにある「新しいラベルを作成」から作成できます。
※Androidスマホではラベルの新規作成はできません
ラベルの作成時には「仕事」、「プライベート」、「顧客名」等自由に設定できます。
パソコンがある場合は、設定からラベルの高度な設定もできます。
設定にある「フィルタとブロック中のアドレス」にて、フィルタ設定を行います。
例えば、上司のメールアドレスから来た場合は「上司」ラベルを付ける等です。
フィルタを設定しておくことで、自分で毎回設定する手間が省けます。
パソコンがある方は設定しておきましょう。
便利なGmailの使い方は？
メールの予約送信機能についてとGmailの便利機能の紹介しました。
予約送信機能については2週間でロールアウト中です。
順次機能配信されていくことでしょう。
便利機能についておさらいです。
１．受信トレイは「アーカイブ」して必要な物だけ残す
２．大切なメールは「スター」を付けてわかりやすくする
３．種類を分けるために「ラベル」を付ける
上記3点をすることで、受信トレイが見やすくなるなります。
Gmailには他にも様々な便利な機能が備わっています。
自分で探してみるのも面白いものです。
